Het Koninklijk Besluit van 9 maart 2022 tot vaststelling van nadere regels betreffende de verplichting voor ondernemers om gebruik te maken van elektronische facturering in het kader van overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten maakt elektronische facturering verplicht bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten.

Op federaal niveau heeft de Federale Overheidsdienst Strategie & Ondersteuning (FOD BOSA), die verantwoordelijk is voor de digitale transformatie in België, het volgende erkend wettelijk bestaan van elektronische facturering in 2013.

Sinds de omzetting in Belgisch recht^[1] In Richtlijn 2010/45/EU moeten elektronische en papieren facturen equivalent. Ongeacht de drager wordt een factuur beschouwd als een factuur indien zij de drie volgende elementen bevat basiskenmerken na:

1. authenticiteit (het is afgegeven door de leverancier van goederen of diensten),
2. integriteit (de inhoud ervan is niet gewijzigd sinds het tijdstip van afgifte) en
3. leesbaarheid (de informatie moet voor het menselijk oog gemakkelijk te ontcijferen en te begrijpen zijn).

Facturen, in digitale of papieren vorm, hebben de dezelfde waarde.

Er zijn nu specifieke regels voor elektronische facturering bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten.

Onder deze regels, die voornamelijk voortvloeien uit Richtlijn 2014/55/EU en de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, is er de regel dat de verplichting om een factuur elektronisch te verzenden, vervat in artikel 14/1 van de wet.

Het besluit van 9 maart 2022 regelt de inwerkingtreding van een aantal bepalingen van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten, waaronder artikel 14/1 dat de verplichting bevat om een factuur elektronisch te verzenden. Dit artikel voorziet in een verplichting voor ondernemers om hun facturen elektronisch naar de aanbestedende diensten te sturen.

Artikel 1^er van het besluit voorziet in een geleidelijke inwerkingtreding van de nieuwe regels volgens het type overheidsopdracht, en wel als volgt:

• Van de 1 november 2022 voor opdrachten en concessies met een geraamde waarde gelijk aan of hoger dan de Europese reclamedrempel[2] ;
• Van de 1 mei 2023 voor opdrachten en concessies met een geraamde waarde van 30.000 euro of meer;
• Van de 1 november 2023 voor opdrachten met een geschatte waarde van 3000 euro of meer.

De termen "elektronische facturen" worden als volgt gedefinieerd: " een factuur die is uitgereikt, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm die het mogelijk maakt om automatische verwerking en elektronica " (art 2, 58° van de wet van 2016; onderstreping toegevoegd).

Uit de voorbereidende werkzaamheden voor de wet van 7 april 2019 blijkt dat deze definitie een .PDF-bestand uitsluit, met name omdat een .PDF-bestand niet voldoet aan de functionaliteit voor automatische verwerking.

Hieraan moet worden toegevoegd dat er twee uitzonderingen op deze verplichting van elektronische facturering in art. 14/1 van de wet van 2016.

1. De eerste uitzonderingDeze verplichting is niet van toepassing op overheidsopdrachten met een geraamde waarde minder dan of gelijk is aan 3.000 euro (exclusief btw).
2. De tweede uitzonderingDeze verplichting is niet van toepassing op autonome overheidsbedrijven (EPO's) in de zin van artikel 54/1 van de wet van 21 maart 1991 betreffende de hervorming van bepaalde economische overheidsbedrijven of naar personen met bijzondere of uitsluitende rechten.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Jean LAURENT (jean.laurent@cew-law.be), David SZAFRAN (david.szafran@cew-law.be) en Charline SERVAIS (charline.servais@cew-law.be ), advocaten, CEW & Partners

[1] Art. 60 van het btw-wetboek, vervangen door art. 36 van de wet van 17 december 2012 tot wijziging van het btw-wetboek (I), B.S. 21 december 2012, waarbij Richtlijn 2010/45/EU van de Raad van 13 juli 2010 tot wijziging van Richtlijn 2006/112/EG betreffende het gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde, wat de factureringsregels betreft, in hoofdzaak wordt omgezet..

[2] Deze drempel varieert naargelang het type opdracht en wordt aangegeven in artikel 11 van het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de traditionele sectoren, alsook in artikel 4 van het koninklijk besluit van 25 juni 2017 betreffende de plaatsing en de algemene regels voor de uitvoering van concessieopdrachten.